Als freelancer geniet je vaak van de vrijheid om overal te werken wanneer je zelf wilt. Dit kan reiskosten met zich meebrengen als de locatie niet op loopafstand is. Gelukkig kun je een vergoeding ontvangen voor deze kosten. Maar hoe werkt de kilometervergoeding voor freelancers precies?
Reiskosten in je uurtarief
Houd er rekening mee dat reiskosten in principe bij het uurtarief zijn inbegrepen indien je hier geen andere afspraken over maakt met de opdrachtgever. Wel is het zo dat de Belastingdienst reiskosten-regelingen heeft over reiskosten als je aan de voorwaarden voldoet, daar lees je hieronder meer over.
Wat is de kilometervergoeding voor freelancers?
De kilometervergoeding is een vergoeding voor de kilometers die je aflegt voor je werk. Je ontvangt deze vergoeding alleen voor de kilometers die je maakt met een vervoermiddel dat niet eigendom is van je bedrijf, maar in privébezit is. Daar geven we hieronder meer informatie over. Voor de regels over het reizen met een bedrijf- of leaseauto is Google je beste vriend.
Zo werkt de kilometervergoeding
Hoe de kilometervergoeding werkt, hangt af van het vervoermiddel waarmee je reist. Je kunt bijvoorbeeld met de auto, fiets, het openbaar vervoer of een taxi gaan. Hier een paar situaties:
Situatie 1: Reizen met een (privé)auto
Met de auto kun je overal gaan en staan waar je wilt. Rijd je naast je zakelijke ritten meer dan 500 kilometer privé met je auto? Dan kun je je privéauto gebruiken om naar je werk te gaan en heb je recht op een vergoeding.
Kilometervergoeding en btw
Als je met je eigen auto rijdt, mag je per 2023 maximaal €0,21 per gereden kilometer aftrekken bij de aangifte Inkomstenbelasting. Hierdoor wordt je winst lager, wat resulteert in minder winstbelasting die je betaald. Daarnaast is de btw over het onderhoud en gebruik van de auto fiscaal aftrekbaar voor zover je hem zakelijk gebruikt. Lees hier de voorwaarden. Je dient dit op te geven bij de aangifte omzetbelasting.
Situatie 2: Reizen met een eigen fiets
Stel, de locatie van de opdrachtgever bevindt zich in de buurt en je besluit met de fiets naar je klus te gaan. Dan gelden dezelfde regels als bij een auto. Maar ook hier geldt: als je je fiets niet of nauwelijks voor privédoeleinden gebruikt, is het verplicht - en soms zelfs voordeliger - om de fiets op naam van je bedrijf te zetten.
Privébezitting
Als je fiets een privébezitting is, kun je vanaf 2023 €0,21 per kilometer laten uitbetalen. Dit is vergelijkbaar met een privéauto. Deze vergoeding geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor andere zakelijke ritten.
Geen andere kosten afschrijven
De vergoeding van €0,21 per kilometer dekt alle kosten. Dit betekent dat je géén andere kosten, zoals verzekering, fietsenstalling of aanschafkosten, kunt aftrekken van de winst.
Situatie 3: Reizen met het openbaar vervoer of een taxi
Als je met het openbaar vervoer of een taxi naar opdrachtgevers reist, geldt de kilometervergoeding van €0,21 per gereden kilometer niet. In dit geval zijn de kosten volledig aftrekbaar als zakelijke kosten. Het is echter belangrijk dat je alle bonnetjes goed bewaart.
Vergeet niet: Je kunt ook de betaalde btw op je OV-kaartjes terugvragen. Er wordt 9% btw geheven op trein-, metro-, buskaartjes en zelfs op je OV-chipkaart. Dit bedrag kun je verrekenen tijdens je btw-aangifte.
Hoe km-administratie bijhouden?
Gebruik je een privé auto, het OV of een fiets? Dan kan je gebruik maken van onze handige administratietools.
